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Carlos Frederico

Como sua empresa se comunica?

Carlos Frederico Corrêa da Costa*Consultor de Gestão e Marketing e-mail cfccosta@terra.com.br Se sua empresa já tem uma visão de futuro, um jeito de ser, uma missão, não abra mão de comunicá-los, mas só o faça quando tiver a certeza de que os dizeres...

dothCom Consultoria Digital
6 JUN 2011 - 00h00min

Carlos Frederico Corrêa da Costa*
Consultor de Gestão e Marketing
e-mail cfccosta@terra.com.br

Se sua empresa já tem uma visão de futuro, um jeito de ser, uma missão, não abra mão de comunicá-los, mas só o faça quando tiver a certeza de que os dizeres serão o guia, o norteamento da empresa. Frases bonitas sem ações que a confirmem soam como demagogia e rapidamente caem no descrédito e depois, para recuperar a confiança, dá um tremendo trabalho.

Vejamos algumas formas básicas de sua empresa se comunicar com os funcionários e com os clientes:

Jornal da Empresa - Nem só de declarações de missão vive a comunicação. Existem oportunidades diversas para a comunicação com os funcionários, e uma delas é o "jornalzinho da empresa", que pode ser impresso ou eletrônico.

É uma forma eficiente de mostrar as novidades, transmitir valores, informar sobre o mercado, registrar o desempenho e contar histórias de sucesso. Elogios à atuação de pessoas ou equipes na resolução de um problema ou por performance extraordinária são vistos com muito bons olhos pelos envolvidos, que se enchem de orgulho. Ser escolhido como personagem do jornal da empresa é pura auto-realização.

Plano de Sugestões - É um instrumento de mão dupla. Os funcionários oferecem suas sugestões que, depois de avaliadas, devem ser comunicadas sobre seu aproveitamento ou não. Em hipótese alguma pode haver percepção de que as sugestões servem tanto quanto uma cartinha para o Papai Noel. O processo precisa ser muito bem formalizado, e cada proposta deve ser analisada por um especialista da área envolvida. Planos de sugestões podem, inclusive, distribuir um percentual da economia gerada, por exemplo, na forma de prêmio. Sugerir é um ato de cidadania corporativa, ter uma resposta à altura é um direito, e ter uma sugestão aceita eleva tanto a auto-estima quanto o sentimento de pertencer ao grupo.

Política de Portas Abertas - Se as portas dos altos cargos estiverem realmente abertas, essa política funciona - e bem. Quando as pessoas se sentem livres para opinar, entrar na sala do chefe ou do chefe do chefe, e tirar uma dúvida, discutir um conceito, dar uma idéia ou apenas bom-dia, elas percebem que estão no mesmo barco e que fazem parte do mesmo mundo.

É evidente que a política de portas abertas não significa transformar a sala do chefe em "casa da sogra". Há momentos - e eles são muitos - em que necessitamos de concentração ou que não podemos ser interrompidos, mas quando a predisposição é clara todos entendem. Por outro lado, alardear uma política que não existe vira motivo de chiste, com o perdão da rima. "Política de portas abertas? Claro que temos, a porta da rua..."

Portas abertas significam que os chefes estão dispostos a deixar sua posição hierárquica em segundo plano quando o assunto for a liberdade individual de seu funcionários. Quadro de Avisos - Mensagens rápidas, novidades, avisos, mudanças organizacionais... Todas essas informações ganham visualização praticamente imediata quando afixadas em quadros de avisos ou enviadas por meio eletrônico.

Para efetivar uma quando de avisos, tome três precauções:

1. Evite a overdose de mensagens.

2. Providencie a troca periódica dos avisos, para não transparecer descuido ou descasos.

3. Evite a todo custo mensagens negativas, ditados desgastados ou psicologia "barata".

A organização sem crítica não cresce. Quem é proibido de criticar simplesmente está sendo convidado a não participar.

Funcionário do Mês - É uma prática bastante difundida em empresas que lidam com o consumidor final. A Exposição no quadro, à vista de todos os clientes, deve ser motivo de orgulho, e além disso, pode servir como inspiração para os demais funcionários.

A sacada "Valeu" - O "Valeu" é uma premiação simbólica, um pequeno montante de dinheiro, uma tarde livre, para recompensar desempenhos considerados extraordinários. O reconhecimento pelos iguais ou por pessoas em posições hierárquicas inferiores é muitíssimo motivador.

Quadro do Cliente - Um outro instrumento de comunicação - desta vez com o cliente e com os funcionários. É um acordo formal de serviços com um cliente, determinando a qualidade dos produtos, a pontualidade na entrega, as visitas técnicas, os laudos de análise e qualquer outro item que o cliente julgue importante e com que a empresa concorde. Uma vez fechado, o acordo criteriosamente medido todo mês, discutido com o cliente e com os envolvidos e divulgado para a organização. A empresa aprende com o cliente. Melhor escola é impossível.

Convenções - São oportunidades únicas de reunir um monte de pessoas e transmitir de uma só vez todas as mensagens que precisam ser passadas. Normalmente em uma convenção, fala-se da performance da empresa, dos projetos futuros, do acompanhamento de projetos e se reforçam a missão, os valores e a visão de futuro.

Não há problema em encerrar uma convenção com uma celebração numa sexta-feira à noite, para que no sábado de manhã estejam todos liberados. Agora, fazer uma convenção de dois dias em um fim de semana e voltar para o trabalho na segunda é desumano, desmotivador.

Assim, apresentamos algumas maneiras de a sua empresa se comunicar com seus funcionários e seus clientes. Em todas elas, coerência, consistência e discurso igual à prática formam o divisor de águas entre uma comunicação eficaz, com credibilidade e que gera comprometimento. Agora está em suas mãos decidir como quer que sua empresa se comunique.

Referência Bibliográfica
COSTA, Carlos Frederico Corrêa da. Adaptador de VILS, Leonardo. Comunicar é preciso. In: Como motivar a sua equipe. Coleção Gestão Empresarial.  São Paulo: Edições IstoÉ/Banco do Brasil, 2006. p. 72-87.

*Carlos Frederico Corrêa da Costa é doutor em História Social , bacharel em Administração e Consultor Empresarial. Elaborou o projeto, implantou e coordenou o Curso de Bacharelado em Administração do Campus de Aquidauana/UFMS

 

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