Como os Executivos (Administradores) eficientes usam os sistemas de informação

Por onde andam todas aquelas promessas e especulações feitas durante as últimas décadas sobre o papel do computador na administração?

Ao mesmo tempo que alguns avanços realmente foram observados na reconciliação de informações básicas e nas tecnologias de processamento e demonstração, a minha análise de 56 sistemas de apoio à gestão por meio de computadores confirmou o que já é do conhecimento geral: poucas funções executivas foram efetivamente automatizadas de acordo com processos modernos, e tudo indica que a maioria não será. Muito pelo contrário, as minhas averiguações demonstram exatamente o que outros pesquisadores já relataram: as aplicações estão sendo desenvolvidas e utilizadas a fim de apoiar o executivo responsável por tomar e implementar as decisões, em lugar de substituí-lo. Ou seja, em um número crescente de empresas, as pessoas estão utilizando o que muitas vezes é chamado de "sistema de apoio às decisões", com a finalidade de procurar aumentar a sua própria eficiência administrativa.

Infelizmente, as minhas pesquisas também apontaram o fato de que enquanto utilizações praticas estão sendo cada vez mais desenvolvidas, para emprego por aqueles que tomam as decisões, três consideráveis obstáculos ainda se encontram no caminho dos que poderiam se beneficiar com tais sistemas.

Em primeiro lugar, executivos e usuários da mecanização de muitas empresas estão familiarizados com apenas alguns tipos de sistemas hoje em funcionamento. Assim, frequentemente ocorre que diferentes tipos de sistemas inovadores sejam concebidos e alimentados por consultores, seja da empresa ou de fora, e não pelos próprios usuários do sistema ou por seus superiores.

Em segundo lugar, estes empresários tendem a se concentrar nas características técnicas. Em muitos casos, essa "miopia" significa que eles falharam em antecipar os meios pelos quais estes sistemas poderiam ser utilizados para aumentar a eficiência do pessoal nas empresas.

Finalmente, sistemas realmente inovadores - exatamente os que a administração deveria considerar como os mais úteis - correm um risco bastante alto de jamais serem implantados, especialmente quando o ímpeto para inovações vem de outra fonte que não a do usuário potencial.

Meu comentário final é que o conceito de sistemas de apoio de gestão em si pode ajudar os gerentes a atenderem o papel dos computadores em suas organizações. Como o nome indica, os sistemas de processamento de dados sistematizam e aceleram os mecanismos que conduzem as atividades de uma empresa, processando massas de dados automaticamente. Por outro lado, os prolongamentos de orientações de gestão destes sistemas ajudam as pessoas a tomarem e transmitirem decisões relativas às táticas e estratégias administrativas e/ou competitivas.

Em vez de começarem a expandir os sistemas de processamento de dados existentes, muitos sistemas de apoio de gestão são construídos a parti da estaca zero, com a única finalidade de melhorar ou acelerar um processo de gestão. A filosofia fundamental é a de que o uso de computadores para auxiliar as pessoas é tão legítimo e importante como o emprego de computadores para processar massas de dados.

Há evidências de que este ponto de vista vem sendo gradativamente compreendido e cada vez mais aceito. Isto não implica que todas as empresas devam contribuir para sua popularidade, mas sim que seus gerentes devem se conscientizar das oportunidades e desafios oferecidos nesta área e devem avaliar se suas empresas devem partir para esse campo.

Referência Bibliográfica
ALTER, L. Steven (é professor-assistente de análises comerciais quantitativas da Escola de Comércio da Universidade da Califórnia do Sul). Como os executivos eficientes usam os sistemas de informação In: Coleção Harvard de Administração. São Paulo: Nova Cultural, 2002. p. 07-24. v. 5

*Carlos Frederico Corrêa da Costa é doutor em História Social e bacharel em Administração. Elaborou o projeto, implantou e coordenou o Curso de Bacharelado em Administração do Campus de Aquidauana/UFMS